|
10 طرق لإنجاز المزيد من الأعمال في وقت أقل |
|
|
|
كتب _Administrator
|
|
Monday, 31 March 2008 |
يجد أصحاب مشاريع الشبكات الذين يعملون خارج الحدود التقليدية للعمل في كثير من الأحيان صعوبة في إدارة وقتهم.
توضح المقالة 10 أساليب لإنجاز المزيد من العمل في وقت أقل .
وتعمل هذه الاقتراحات بشكل جيد للمدونين، ورجال الأعمال وخاصة الذين يتطلب جدول عملهم الروتيني المرونة بسبب أسرهم وظروفهم الاجتماعية. والسبيل إلى ذلك هو دمج هذه العادات الروتينية اليومية في البرنامج اليومي، وإلا فهي لن تجلب أي نتائج.
نصائح عامة
هذه هي العادات العامة التي تضع الأساس لزيادة الإنتاجية واستخدام الوقت بفعالية.
1. تقسيم الوقت والمهمة
هناك أمران يجب البدء بالعمل بهما الآن :
* فكر في الوقت المتاح لك في 'التقسيم'.
* اجمع المهام المتصلة معا، وأنجزها في وقت معين.
العمل على المهام ذات الصلة في نفس الوقت يجعل من الممكن أن تنجز هذه المهام بشكل أسرع لأن عقلك يصبح متفهما لعمل نوع معين من المهمات.
لماذا تقسيم الوقت؟ لقد ناقشتها بالتفصيل في وقت لاحق، ولكن جوهر الفكرة هو: أ) تقسيم يوم عملكم إلى فترات زمنية يمكن التحكم بها (المدخلات،المخرجات أو مجرد التجهيز) ب) تساعدك على التركيز بشكل أفضل على العمل.
2. الذكاء في إدارة البريد الإلكتروني
من الناحية المثالية ينبغي أن تتفقد البريد الإلكتروني مرة واحدة فقط في اليوم،ولكن يصعب اعتماد هذه العادة،لذلك أوصي بتقييد نفسك لتفقده مرتين، واحدة في الفترة الصباحية للتعامل مع الأمور الطارئة،ومرة في المساء للإجابة على رسائل البريد الالكتروني،الخ.
قراءة رسالة البريد الإلكتروني فقط إذا كنت مستعدا لاتخاذ إجراء فوري بشأنه. وهذا هو السبب في أنني اقترح تقسيم تفقد بريدك الإلكتروني إلى خطوتين:العاجلة والتجهيز العادي. مسح عناوين البريد الإلكتروني لاختيار الأمور المستعجلة وضبط نفسك على ترك الباقي لاحقا.
كلمة أخيرة على البريد الإلكتروني، تعلم كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي تتعامل مع الأسئلة البسيطة مثل:'ماذا لو حدث ذلك؟' أو 'كيف افعل ذلك؟'.
3. عدم إساءة استعمال التغذية الراجعة
في وقت سابق من هذا العام كتبت مقالا في صحيفة محرك البحث عن " لماذا عليك التخلي عن 90% من التغذية الراجعة التي تقرأها".في ذلك الوقت، كنت أمضي من 2-4 ساعات يوميا من خلال تصفح التغذية وفي النهاية كان هناك الكثير في رأسي بأنني سوف أجد صعوبة في التدقيق من خلال الأشياء غير المهمة، والتركيز على أفكاري الهامة.
4. الوقت = العلاقات الإجتماعية
جدول بعض الوقت الضائع لنفسك أثناء النهار- بعد الظهر- هو وقت جيد، كذلك أواخر الليل بعد انتهائك من كل شيء آخر (بما في ذلك التخطيط لليوم التالي). قبل التوقف أنا لا أتحدث عن أخذ فترة انقطاع، أنا أتحدث عن ترفيه نفسك في iming وعشوائية التصفح ،وضع الوقت iming هو أحد السبل لتحقيق أكبر استفادة ممكنة للخروج من هذه العملية، وخاصة لأن قصر الوقت يجبرك على القيام بالأشياء الهامة أولا (بما في ذلك إقامة الشبكات، بطبيعة الحال).
5. العبء الثقيل
خصص بعض الوقت يوميا لعبء ثقيل أي العمل المكثف. وليس عليك أن تفعل ذلك في نفس الوقت كل يوم(على الرغم من أنه يساعد بالتأكيد من حيث بناء الإيقاع وتحسين الإنتاجية) ولكن يجب عليك تخصيص نفس عدد الساعات كل يوم.
الحل المثالي بالنسبة لي هو أن يكون لديك قطعتان ثقيلتان كل يوم، واحدة في وقت الصباح الباكر/المتأخر، والأخرى إما في وقت بعد الظهر المتأخر أو في وقت المساء الباكر(ليس في الليل أبدا). هذا يتيح لي أن ابدأ يوم العطلة بالحصول على شريحة جيدة من أعمالي مكتملة، وقبل أن ينتهي اليوم أكون قد قمت بإنجاز المطلوب في ذلك اليوم،إعطائي الوقت للتمتع ببقية اليوم والتخطيط لليوم التالي في وقت مبكر أيضا.
6. المدخلات / المخرجات / التجهيز
لقد بدأت التفكير في دورة العمل النمطية حسب 3 مراحل مختلفة.
1- المدخلات : أي مهمة تنطوي على كمية من المعلومات. التصفح وقراءة التغذية وغيرها هي أنشطة موجهة نحو المدخلات.
2- المخرجات : أي مهمة تنطوي على إنتاج شيء.المدونات، البرمجة، التصميم،الخ.
3- التجهيز : عندما تتعامل مع الأفكار،وضرب بنود العمل،والتخطيط لليوم التالي أو تقييم التقدم.
في الممارسة، تريد الحد من المدخلات الخاصة بك إلى 'الضرورة المطلقة'،وإعطاء أهمية قصوى للناتج الخاص بك. في معظم الأحيان نقضي أيامنا بالعكس، قراءة الكثير والفعل/الكتابة القليل جدا. من حيث تحقيق أهدافك، فذلك منهج يقتل الدماغ.لماذا ستتناول أي عادة تحد من كمية العمل الذي يمكنك الحصول عليه؟
الناس في معظم الأحيان لا يفصلون التجهيز عن حالات الإدخال/الإخراج. أنا اختلف. إنه من الضروري أن تخصص بعض الوقت لتجهيز المدخلات الخاصة بك وكذلك للتخطيط ما يلزم القيام به في المستقبل. تجهيز المرحلة أمر أساسي لإعطاء منظور خاص بك على ما قمت به، ما الذي تريد القيام؟وكيف تحصل عليه؟
عند العمل بالعبء الثقيل
إن النصائح المذكورة أعلاه تتعلق بالعادات الأساسية. من 1 إلى 5 سوف تتذكر مفاهيم قطع الوقت والعبء الثقيل. بقية النصائح هي حول كيفية الاستفادة إلى أقصى حد من وقت عملك، وخصوصا الوقت الذي عليك أن تكون منتجا 110 ٪.
7. اقطع الإتصال بالإنترنت
إيقاف تشغيل المتصفح الخاص بك، وإذا كنت تدون وتريد الدخول إلى التغذية الراجعة، افتح جميع صفحات المواقع المطلوبة في المتصفح وبعد ذلك اقطع الاتصال.
وهناك مشكلتان رئيسيتان عندما تكون على الإنترنت تدون/ تكتب/ تبرمج/ في نفس الوقت: الأولى، لديك خيار تشتيت نفسك، والثانية، أنت تترك نفسك معرضا لإمكانية تشتيت نفسك من شخص أو شيء(خبر سريع يظهر على متصفحك، بريد إلكتروني).
وأستطيع سماعك تقول: 'ماذا لو كان مهما؟'ولكنك ذكي بما فيه الكفاية لمعرفة أن العمل الذي يفترض أن تقوم به هو أهم بالتأكيد. أنت على الأرجح لا تغفل الكثير من خلال البقاء غير متصل بالإنترنت، ولكن من المؤكد أنك تفقد الكثير من خلال تقسيم اهتمامك.
طبعا، هناك استثناءات واضحة. ولكن هذه الاستثناءات مجرد نظريات ل 95 ٪ منا( نحن لسنا مميزين و ضروريين أو مهمين كما نحب أن نفكر بأنفسنا).
8. إيقاف تشغيل هاتفك
أنا لا أعرف عنك، ولكن مقاطعات الهاتف هي الأسوأ بينما أدون. وسواء كان ذلك رسالة أو اتصال،دقيقة واحدة تحول التركيز من شيء إلى آخر ثم إعادته مرة أخرى. هذا يمكن أن يفقدك قوة الدفع الخاصة بك، عليك دفعه إلى الوراء 5-10 دقائق أو أكثر.
أغلق هاتفك حالا، أو على الأقل اجعله صامتا ودرب نفسك على تجاهل الهاتف. عندما تدون تحقق من هاتفك بين وظائف التدوين إذا كنت مجبرا وليس خلاله.
9. إيجاد المكان الهادىء للعمل
تعتبر هذه قضية شخصية أكثر، أشعر أنني لا استطيع العمل بأفضل حال مع التركيز الكامل إذا كان هناك شخص آخر في الغرفة. من الشعور بالتشتت إلى الشعور بالحاجة إلى المحادثة التي لا طائل منها، فإنني أميل إلى إنجاز القليل جدا عندما يكون هناك أشخاص حولي.
لإنجاز الكثير من العمل، حاول إيجاد بقعه هادئة تماما، حيث يمكنك أن تكون وحدك. إذا كان هذا غير ممكن، حاول أن تكون منطقتك المحيطة بك خالية من التشتت.
إذا فشل كل شيء آخر، قيّد نفسك بالمكتب واقفل نفسك في الغرفة حتى تنجز العمل.
10. المواعيد النهائية
عندما تواجه مشروعا، لا شيء يدمره أكثر من موعد نهائي بعيد. قسّم مشاريعك إلى قطع صغيرة، و ضع موعدا نهائيا قريبا لإنجازها. ستجد أن الأمر لم يقتصر على الناحية النفسية من حيث تحفيز نفسك لإنجاز الأمور أسرع، أنت على الأرجح تعمل أقل مما كنت تعمله سابقا إذا كنت تقطع عملك إلى قطع كبيرة ووضع أسابيع أو أشهر لإنجازه.
نظم كل مشروع، وقطعه، وأنجزه في أسرع وقت ممكن.
(نصيحة إضافية) 11. شيء واحد في وقت واحد
هذا الجزء بصورة خاصة لهؤلاء الذين يدّعون أنهم متعددو المهام.أنا آسف، ولكن لا يوجد شيء يسمى تعدد المهام.
1- إذا خططت عملك مسبقا، لن تكون مستعجلا أبدا للقيام بعملين في الوقت نفسه.
2- وإذا ركزت على مهمة واحدة وأنجزتها قبل أن تنتقل إلى الثانية، فستنجز كل منهما أسرع من محاولة 'تعدد المهام'.
إذا عشت كل حياتك متعدد المهام، فمن الممكن أن تكون قد حققت بعض النجاح بسبب هذا المنهج. ولسوء الحظ، فإن تعدد المهام هو رد طارئ و قصير على فشل التخطيط وهو ناتج عن الذعر. إنه يبطئ من السرعة،وكإستراتيجية طويلة الأجل فهو فقط يمنعكم من التخطيط لمهامكم على الوجه الصحيح.
يجبركم تعدد المهام على البقاء دون مفعول و دون إنتاج. لا تقعوا/ تبقوا في هذا الفخ.
|
أراء و حوارات 
